تکنیک ارزشیابی و بازنگری برنامه پروژه

  Program Evaluation and Review Technique (PERT)

 

برای برنامه� ریزی، تحلیل، زمان�بندی و نظارت بر فعالیت�های پروژه، روش�های گوناگونی ابداع شده� است که نمودار میله� ای و روشهای تحلیل شبکه از رایج‌ترین روش�های برنامه� ریزی و زمان�بندی پروژه است.

با گسترش استفاده از نمودار�های میله �ای، مشخص شد که این نمودار�ها قابلیت آن‌را ندارند که امکان نظارت مدیران را بر نحوه اجرای فعالیت�های پروژه� ها، در سطحی مناسب و کافی فراهم آورند. به‌عنوان مثال؛ با استفاده از نمودار میله� ای، مدیران پروژه در پایان هر هفته یا هر ماه، گزارشی از درصد پیشرفت پروژه دریافت می�کردند؛ اما نمی� توانستند میان مدت اجرای فعالیت� ها، درصد پیشرفت آنها و هزینه� های پرداختی، رابطه� ای بیابند و پروژه را به‌طور کارآمد و ثمربخش کنترل کنند. همچنین همزمانی کارهای برنامه� ریزی پروژه؛ یعنی شناخت فعالیت�ها، برآورد مدت اجرا و ترسیم نمودار برای آنها و نامشخص بودن روابط میان فعالیت�ها، از دیگر معایب نمودارهای میله �ای است. ازاین‌رو روشهای تحلیل شبکه برای جبران نقاط ضعف نمودار میله� ای طراحی شدند.

روش�های تحلیل شبکه از دهه پنجاه میلادی که تا امروز بسیار گسترده شده‌اند، در یک طبقه� بندی کلی به دو دسته روش�های قطعی یا غیر�احتمالی و روش�های غیر قطعی یا احتمالی دسته� بندی می� شوند. روش�های ترسیم‌ برداری فعالیت�ها (روش مسیر بحرانی در این گروه قرار دارد)، روش ترسیم مستطیلی فعالیت�ها، روش ترسیم دایره� ای فعالیت�ها، روش شبکه مبتنی بر زمان و روش ارزشیابی و بازنگری برنامه(PERT) جزو روش�های غیر احتمالی و روش گرافیکی ارزشیابی و بازنگری (GERT) (Graphical Evaluation and Review Technique) جزو روش�های احتمالی است.

 

 

 

سابقه روشPERT  

در سال 1958 میلادی نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا، مشغول بررسی برای ساخت موشک پولاریس بود. در این پروژه حدود سه هزار پیمان‌کار اشتغال داشتند و تعداد قطعاتی که قرار بود، برای ساخت سیستم نهایی به یکدیگر مونتاژ شوند، به دوازده هزار قطعه می�رسید. آمار پروژه� های قبلی نیروی دریایی ایالات متحده نشان می�داد که زمان، به‌طور متوسط 45 درصد طولانی �تر و بودجه صرف‌شده به‌طور متوسط 250 درصد بالاتر از مقادیر پیش‌بینی‌شده بود. مدیریت پروژه پولاریس با توجه به آمار فوق، تصمیم گرفت، ضمن ایجاد یک گروه پژوهشی، یک روش کارآ و علمی را برای مدیریت پروژه ابداع کند. گروه مذکور با همکاری دفتر پروژه‌های خاص نیروی دریایی، شرکت هواپیماسازی لاکهید و یک شرکت مشاوره مدیریّت به نام بوز و هامیلتون، شروع به کار برای ابداع این روش کردند. روش PERT، در نیمه اول سال 1958 توسط این گروه ابداع شد.

اساس روش PERT بر این اصل متکی بود که می‌بایست رویدادهای کلیدی که لازم است در تاریخ‌های معیّنی به وقوع بپیوندند باید تعیین شوند. این رویدادهای کلیدی یا وقایع مهم را سنگ‌های مسافت‌نما (Mile Stones) نامیده‌اند. برای بررسی موقعیت پروژه در تاریخ‌های معین کافیست تا وضعیت این رویدادهای کلیدی را مورد بررسی قرار داد؛ تا وضعیت و میزان پیشرفت پروژه مشخص شود.

 با کاربرد روش PERT برای مدیریت و کنترل پروژه پولاریس، این پروژه سریعتر از آنچه پیش‌بینی‌شده بود؛ با موفقیّت به پایان رسید. جالب توجه است که مطالعات و پژوهش�ها، برای رسیدن به روش‌های PERT  و CPM تقریبا در یک زمان انجام می‌شدند و هیچ‌یک از دو گروه تحقیقاتی از کارهای گروه دیگر اطلاعی نداشتند؛ با این وجود، اساس هر دو روش بر نمودارهای شبکه متکی است و از نظر دستورالعمل�های محاسبه، کاملا مشابه می�باشند.

امروزه با کاربرد روش�های PERT  و CPM علاوه بر محاسبات زمان، مسائلی نظیر تخصیص و تسطیح منابع مالی، نیروی انسانی و تجهیزات همچنین مسائل مربوط به موازنه هزینه و زمان قابل حلّ هستند. علاوه بر روش�های PERT  و CPM برای پروژه� هایی که در آنها فعالیت�های احتمالی وجود دارد -یعنی در آغاز پروژه، انجام و یا عدم انجام آن‌ها قطعیت ندارد- روش GERT توسط شرکت رند در آمریکا ابداع گردید.

 

مزایای کاربرد روش�های برنامه �ریزی شبکه

1.      به حداقل رسیدن احتمال عدم توجه به مراحل و فعالیت�های لازم برای پروژه، با توجه به اهداف تعیین‌شده، برای پروژه و فعالیت�های لازم برای رسیدن به اهداف؛

2.      فراهم شدن امکان انتقال اطلاعات پروژه بین افراد درگیر در آن، در سطوح مختلف مدیریّتی و اجرایی، به‌وسیله خروجی� های این شبکه� ها؛

3.      مشخص شدن میزان منابع لازم در مقاطع مختلف زمانی در طول اجرای پروژه؛

4.      فراهم شدن امکانات لازم، برای کنترل و تجزیه و تحلیل هزینه�ای هر یک از فعالیت�ها، به طور مجزا؛

5.      فراهم شدن بررسی و تجزیه و تحلیل مسائل مرتبط با تأخیرها و تغییرات، در مشخصات و نقشه� ها؛

6.      مشخص شدن میزان کارآیی کارکنان و سرعت پیشرفت کار؛

7.      فراهم شدن امکان تمرکز منابع، برای اجرای به موقع فعالیت�های بحرانی(که از نظر زمانی و تاریخ�های شروع و پایان، دارای محدودیّت بیشتری هستند).

 

مراحل لازم برای به‌کارگیری PERT

1.      شناسایی فعالیت�های لازم برای تکمیل پروژه؛

2.      تعیین ترتیب انجام رخدادها؛

3.      ترسیم جریان فعالیت�ها از شروع تا پایان و شناسایی رابطه فعالیت�ها با یکدیگر؛

4.      محاسبه تخمین زمانی برای هرکدام از فعالیت�ها، که با استفاده از میانگین زمان خوش�بینانه -که برابر است با طول مدت انجام فعالیت در شرایط ایده �آل و محتمل� ترین زمان انجام فعالیت، در شرایط عادی- و زمان بدبینانه -که نشان� دهنده زمانی است که فعالیت در بدترین شرایط ممکن، انجام شود، به دست می�آید.

 

تفاوت PERT با CPM و فعالیت

مراحل لازم برای به‌کارگیری روش CPM هم به شرح مذکور است؛ اما در روش مسیر بحرانی ((CPM، تنها در مرحله چهار از محتمل� ترین زمان ممکن (برآوردشده) استفاده می�شود.

قابل ذکر است که برای نشان‌دادن فعالیت‌های یک پروژه و ترتیب تقدّم و تأخّر آنها به‌صورت عینی، معمولا شبکه‌ای ترسیم میشود. در شبکه هر پروژه، حداقلّ یک راه از رویداد آغاز پروژه، تا رویداد پایان پروژه وجود دارد؛ که شامل طولانی� ترین زمان است. به این مسیر، مسیر بحرانی گفته می‌شود. در متون علمی، کنترل پروژه گفته می�شود که در بین همه فعالیت‌های پروژه، فقط فعالیت‌های موجود در مسیر بحرانی، تفاضل بین دیرترین و زودترین تاریخ (هر دو تاریخ برآوردی هستند)، وقوع آن‌ها حداقل است؛ که به این فعالیتها، فعالیتهای بحرانی گفته می�شود. در واقع مسیر بحرانی، مسیری است که از آغاز تا پایان، همواره از فعالیتهای بحرانی عبور می�کند. قابل توجه است که مدت اجرای پروژه نیز برابر طول مسیر بحرانی است.

در ادبیات برنامه ریزی وکنترل پروژه، فعالیت عبارت است از کاری که برای اجراشدن به زمان و سایر منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، ابزار، مواد و مصالح)، نیاز دارد و واقعه، نشانگر لحظه� ای از زمان است، که منابع لازم برای وقوع یا تحقق آن به‌وسیله فعالیت�ها، صرف می�شود؛ یعنی واقعه احتیاجی به منابع ندارد و شروع و خاتمه هرفعالیت، یک واقعه است. مدیران تراز اول یک پروژه، معمولا به تاریخ وقوع برخی از وقایع؛ مانند شروع یا خاتمه بعضی از مراحل اجرای یک پروژه، همچنین شروع و خاتمه برخی از فعالیت�های کلیدی و اساسی پروژه، توجه و علاقه بیشتری دارند. این‌گونه وقایع را وقایع مهم ( mile Stones) می�نامند.

شبکه PERT، علاوه‌ بر نمایش توالی فعالیّت�های لازم برای تکمیل پروژه، هزینه و زمان مربوط به هرکدام از فعالیت�ها را نشان میدهد. مدیر می�تواند نقاط مشکل �آفرین را شناسایی کرده و اثرات فعالیت�های جایگزین را بر برنامه کاری و هزینه� ها آسان کند.

روش PERT برای طراحی و ایجاد ساختمان�ها، تأسیسات، کارخانجات، مطالعات محیطی، طراحی نرم �افزار، انجام طرح�های تحقیق و توسعه و حتی برنامه� ریزی برای کنفرانس�های بزرگ مورد استفاده قرار می�گیرد.